Urząd Zamówień Publicznych na swojej stronie internetowej www.uzp.gov.pl przypomina o nakazie wprowadzenia przez państwa członkowskie obowiązkowej komunikacji w postępowaniach o udzielenie zamówień publicznych przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

Jak wynika z informacji:

"(...) przepisy dyrektyw UE^[1] nakazują państwom członkowskim wprowadzenie obowiązkowej komunikacji w postępowaniach o udzielenie zamówień publicznych przy użyciu środków komunikacji elektronicznej najpóźniej od dnia 18 października 2018 r. (w przypadku zamawiających centralnych obowiązek ten istnieje od dnia 18 kwietnia 2017 r.).

Przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych^[2], znowelizowane ustawą z dnia 22 czerwca 2016 r.^[3], łącznie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 27 czerwca 2017 r.^[4], implementują w sposób formalno-prawny rozwiązania przewidziane treścią dyrektyw w sprawie zamówień publicznych. Tym samym w sferze formalnoprawnej zostały zaimplementowane rozwiązania, pozwalające począwszy od dnia 18 października 2018 r. na wszczęcie i przeprowadzenie postępowania w sposób elektroniczny w wymaganym przez dyrektywy UE zakresie.

Niezależnie od powyższego niezwykle istotne jest techniczne przygotowanie się do prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego przede wszystkim przez zamawiających, ale i przez wykonawców. W tej sferze zostały podjęte działania związane z budową centralnej Platformy e-Zamówienia, która dzięki zintegrowaniu z nią działalności Portali e-Usług (posiadających określone funkcjonalności), będzie stanowiła kompleksowe rozwiązanie w zakresie procesu udzielania zamówienia publicznego. Przywołane rozwiązanie  pozwoli na elektroniczne przeprowadzenie całego procesu udzielenia zamówienia publicznego oraz aktywny monitoring zarówno poszczególnych postępowań, jak i całego systemu zamówień publicznych.

W związku z powyższym i ze zbliżającą się datą wejścia w życie wskazanego wyżej obowiązku przedstawiamy szczegółowe informacje na temat działań podejmowanych w tym zakresie, tak w sferze prawnej (legislacyjnej), jak i w sferze technicznej, tj. udostępnienia narzędzia zapewniającego prowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w zgodzie z wymogami dyrektyw UE.

I. Projekt budowy Platformy e-Zamówienia

W nawiązaniu do wcześniej publikowanych informacji na temat realizacji wspólnego projektu Ministerstwa Cyfryzacji i Urzędu Zamówień Publicznych^[5], informujemy, że kluczowe postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone na wybór wykonawcy do budowy Platformy e-Zamówienia zostało sfinalizowane.

W dniu 6 kwietnia 2018 r. Ministerstwo Cyfryzacji zawarło Umowę z firmą Enterprise Services Polska Sp. z o.o., której przedmiotem jest "Zaprojektowanie, budowa i wdrożenie Platformy e-Zamówień wraz z usługą hostingu".

W trakcie realizacji pierwszego i drugiego etapu przedmiotu Umowy będą wypracowane szczegółowe rozwiązania techniczne dotyczące integracji Portali e-Usług z Platformą e-Zamówienia. Powyższe oznacza, że projekt techniczny oraz wypracowanie standardu usług i danych Platformy powinno nastąpić (zgodnie ze zaktualizowanym harmonogramem realizacji zamówienia) do 15 maja 2018 r. Po opracowaniu powyższych dokumentów zostaną one udostępnione zamawiającym i dostawcom Portali e-Usług w celu umożliwienia im integracji z Platformą e-Zamówienia.

Jednocześnie informujemy, że planowane są prace nad stworzeniem państwowego Portalu e-Usług, który będzie stanowił istotny instrument w polityce zakupowej państwa.

II. Projekt budowy Miniportalu e-Zamówień.

Przewidując ryzyko, iż do dnia 18 października 2018 r. pełne wdrożenie kompleksowego rozwiązania pozwalającego na profesjonalne i w pełni zautomatyzowane prowadzenie całego procesu udzielenia zamówienia publicznego łącznie z jego monitoringiem (wdrożenie centralnej Platformy e-Zamówień i Portali e-Usług) może okazać się niemożliwe, podjęte zostały działania zmierzające do udostępnienia przyjaznego i nieodpłatnego rozwiązania umożliwiającego komunikację elektroniczną między zamawiającym i wykonawcami, w szczególności elektroniczne składanie ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczeń, w tym jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia, w zgodzie z wymogami określonymi przez dyrektywy UE.

Zaawansowane działania związane z przygotowaniem Miniportalu e-Zamówień prowadzone są przez Urząd Zamówień Publicznych, Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii oraz Ministerstwo Cyfryzacji.

Projektowane rozwiązanie będzie rozwiązaniem ogólnodostępnym, uniwersalnym i nieodpłatnym, szczególnie przydatnym zamawiającym, którzy nie posiadają własnych narzędzi informatycznych do obsługi postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. Dzięki wdrożeniu tego rozwiązania wykonawcy ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego będą mogli składać do zamawiających w sposób bezpieczny, przede wszystkim oferty, jak również wnioski o dopuszczenie do udziału  w postępowaniu oraz oferty wstępne.

Projektowane rozwiązanie oparte będzie na efektywnym wykorzystaniu narzędzi elektronicznych i publicznych usług funkcjonujących w państwowych zasobach, tj. Biuletynu Zamówień Publicznych i usług e-PUAP.

Wersja testowa rozwiązania powstanie nie później niż w sierpniu 2018 r. Od dnia 1 października 2018 r. będą z niej mogli korzystać wszyscy zamawiający. Powyższe rozwiązanie będzie funkcjonować do momentu pełnego wdrożenia modelu docelowego.

III. Projektowane zmiany legislacyjne

Mając na względzie przede wszystkim potrzebę odpowiedniego przygotowania jednostek zamawiających do wdrożenia elektronizacji w zamówieniach publicznych informujemy także o planowanych działaniach legislacyjnych w tym obszarze.

Urząd Zamówień Publicznych wspólnie z Ministerstwem Przedsiębiorczości i Technologii opracowuje projekt regulacji prawnych, dzięki którym nastąpi przesunięcie w czasie elektronizacji zamówień w zakresie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego o wartości poniżej progów UE. Projektowane zmiany zakładają przesunięcie obowiązku wprowadzenia w tych postępowaniach komunikacji przy użyciu środków komunikacji elektronicznej do końca 2019 r., tj. do czasu pełnego wdrożenia modelu docelowego zakładającego istnienie centralnej Platformy e-Zamówień, z którą zintegrowane są Portale e-Usług. Powyższe rozwiązanie:

1. zwiększa szanse na lepsze przygotowanie się wykonawców, w szczególności z sektora MŚP, do elektronizacji zamówień, w  tym dysponowania przez nich kwalifikowanym podpisem elektronicznym;
    
2. zapewnia lepsze szanse dla mniejszych zamawiających na przygotowanie się do wdrożenia elektronicznych narzędzi do obsługi postępowań o udzielenie zamówienia publicznego;
    
3. zdywersyfikuje zagrożenia zmniejszenia ilości ofert składanych w postępowaniach/unieważnienia postępowań z powodu braku ważnych ofert, ze względu na brak podpisu elektronicznego po stronie mniejszych wykonawców.

IV. Działania informacyjno-edukacyjne

Mając świadomość tego, że tematyka elektronizacji zamówień publicznych leży w sferze zainteresowania wielu interesariuszy rynku zamówień publicznych, w tym przede wszystkim zamawiających, zawiadamiamy, że Urząd Zamówień Publicznych będzie prowadził szeroko zakrojone działania informacyjno-edukacyjne mieszczące się tak w sferze prawnej, jak i technicznej w obszarze elektronizacji zamówień publicznych.

W tym celu na stronie internetowej Urzędu www.uzp.gov.pl zostanie zamieszczona specjalna zakładka poświęcona e-zamówieniom, gdzie na bieżąco będziemy publikować informacje pozwalające Państwu na pozyskanie wiedzy na temat elektronizacji zamówień, w tym również postępu prac nad wdrożeniem Platformy e-Zamówienia oraz innych działań dostosowawczych.

Uruchamiamy również specjalny adres mailowy: ezamowienia@uzp.gov.pl, na który możecie Państwo kierować zapytania dotyczące elektronizacji zamówień publicznych.

W najbliższym czasie będziemy również informować Państwa o innych przedsięwzięciach podejmowanych przez Urząd Zamówień Publicznych mieszczących się w ramach szeroko zakrojonej kampanii mającej na celu odpowiednie przygotowanie do elektronizacji zamówień publicznych.

^[1] Dyrektywy UE Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie zamówień publicznych, uchylającej dyrektywę 2004/18/WE oraz Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/25/UE z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie udzielania zamówień przez podmioty działające w sektorach gospodarki wodnej, energetyki, transportu i usług pocztowych, uchylającej dyrektywę 2004/17/WE
^[2] ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. tj. z 2017 r. poz. 1579 ze zm.)
^[3] ustawa o zmianie ustawy Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2016 r. poz. 1020)
^[4] rozporządzenie  w sprawie środków komunikacji elektronicznej w postepowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 1320)
^[5] Finansowanego ze środków II Osi priorytetowej POPC 2014-2020 – "E-administracja i otwarty rząd", Działania 2.1. "wysoka dostępność i jakość e-usług publicznych (I komponent)".